案件配信

取引先から届いた案件1件や、営業が個別に入手した案件を、パートナー各社の担当者へまとめてメール配信する機能です。この機能はエンタープライズプランの追加機能です。 利用できるのは管理者・マネージャーのロールです。

入口は3つあります。

• 配信する — 「案件掲示板」の案件カードのメニュー「配信」から、その案件を配信します。
• 自由に作成して配信する — 「探索 > 案件配信」の「新規作成」から、件名・本文を一から入力して配信します。案件掲示板にない案件（電話や個別のやり取りで入手したものなど）を流すときに使います。
• 履歴を見る — サイドバーの「探索 > 案件配信」から、過去の配信と1件ごとの結果を確認します。

案件を協力会社ポータルに公開するときに「メールでも通知する」を選ぶと、その通知メールも案件配信として送信され、この履歴に表示されます（詳しくは「案件公開・協力会社ポータル」を参照）。

自社の送信ドメインから配信するため、はじめて使うときは管理者が「送信ドメインの認証」「差出人」「配信グループ」「配信テンプレート」を設定します。

事前準備（管理者・最初の1回）

1. 送信ドメインを認証する

「設定 > メールの差出人」を開きます。

1. 自社が管理するドメイン（例: example.co.jp）を入力し、「ドメインを登録」を押します。
2. 表示されたDKIMレコード（CNAME 3件）を、そのドメインのDNSに追加します。ホスト名・値はコピーボタンで取得できます。あわせて表示されるMAIL FROM用のレコード（mail.<ドメイン> への MX 1件と TXT 1件）は任意です。追加すると送信元（エンベロープ）も自社ドメインになり迷惑メール判定を受けにくくなりますが、未設定でも配信はできます。
3. DNSに反映されると、状態は10分以内に自動で「DNS設定待ち」から「認証済み」に変わります。すぐに確かめたいときは「再確認」を押してください。登録から72時間以内にDNSが反映されない場合は「認証失敗」になるため、ドメインを削除して登録し直してください。

認証済みの送信ドメインが1つもない間は、差出人アドレスを保存できません。その間の配信は、システムが割り当てた受信用アドレスに対応する送信アドレスから送られます。

2. 差出人を設定する

同じ画面の「差出人」で、次の項目を設定します。

• 送信者 — 「共通アドレス」なら下のFrom名・Fromアドレスで送信します。「担当者本人のアドレス」なら、送信した担当者の氏名とメールアドレスで送信します。担当者のメールアドレスが認証済みドメインでない場合は、共通アドレスで送信されます。「担当者本人のアドレス」は、送信ドメインを1つ以上認証すると選択できます。
  • 「担当者本人のアドレス」は、案件配信だけでなく、スキルシート送信・返信・BP候補への連絡・請求書／見積書の送付にも適用されます。
  • 案件配信・スキルシート送信・返信では、Reply-Toが受信用アドレスになるため、相手からの返信はアプリに取り込まれます。Reply-Toではなく差出人に返信するメールソフトを使っている相手の返信は、担当者本人のメールボックスに届きます。BP候補への連絡と請求書／見積書の返信は、これまでどおり担当者本人に届きます。
• From名 — 受信者に表示される差出人名です。
• Fromアドレス — 認証済みドメインのアドレスのみ指定できます。未設定の場合は、システムが割り当てた受信用アドレスに対応する送信アドレスが使われます。
• Reply-To — 返信先です。案件メールの受信に使っている受信専用アドレス（システム割当）を指定すると、パートナーからの返信が取り込まれ、案件掲示板と配信履歴で確認できます。

3. 配信グループを作る

「設定 > 配信グループ」で、まとめて送りたい担当者の集まりを作ります。配信グループはどのプランでも作成でき、スキルシート送信の宛先にも使えます。

• 「新規作成」でグループ名と用途のメモを入力します。
• 配信先の担当者は、取引先に登録済みの担当者（メールアドレスがあるもの） から選びます。会社名・担当者名・メールアドレス・住所・社内担当・備考での検索と、社内担当・エリア・取引先のタグでの絞り込みができます。「表示中を全て追加」でまとめて選択できます（例: エリアを「東海（名古屋エリア）」に絞ってから追加すると、名古屋エリアの取引先だけのグループになります）。
• グループを削除しても、取引先の担当者は消えません。配信先のまとまりだけが削除されます。

配信先が足りない場合は、先に「取引先」で担当者（窓口）を登録してください。

4. 配信テンプレートを作る

「設定 > 案件配信テンプレート」で、案件1件を配信用の文面に変換するひな形を作ります。

• 件名 / 本文 — タブを切り替えて、それぞれのテンプレートを編集します。右側の一覧から変数をクリックすると、カーソル位置に挿入されます。新規作成したテンプレートの本文は、1行目が宛名（{{recipient_salutation}}）の状態で始まります。本文に宛先の変数（宛名・会社名・担当者名）が1つもないときは、本文タブの「1行目に宛名を入れる」で先頭に追加できます。
• 既定のテンプレートにする — 配信画面で最初に選ばれるテンプレートになります。
• 置き換えルール — 本文で使った変数ごとに、案件メールから読み取れなかったときの表記（例: 「別途相談」）と、パートナーには常に伏せる項目を決めます。
• プレビュー — サンプル案件、または実際に受信した案件を選んで、差し込み後の件名・本文を確認できます。宛先の変数はサンプルの宛先（株式会社サンプル商事　鈴木 一郎様）で表示されます。値が入らない変数があると警告が表示されます。

使える変数

宛先の変数は、送信するときに宛先ごとに置き換わります。1回の配信でも、宛先ごとにそれぞれの宛名が入ったメールが届きます。

• {{recipient_salutation}} には「株式会社サンプル商事　鈴木 一郎様」のように会社名と担当者名が入ります。担当者名がわからない宛先では「株式会社サンプル商事　ご担当者様」、会社名がわからない宛先では「鈴木 一郎様」、どちらもわからない宛先では「ご担当者様」になります。担当者名が「様」「さま」「殿」「御中」で終わる場合は「様」を重ねません。
• {{recipient_company}} は会社名がわからない宛先では空欄、{{recipient_name}} は担当者名がわからない宛先では「ご担当者」になります。
• 取引先の担当者（配信グループ・個別の宛先）には登録されている会社名・担当者名が入ります。直接入力したアドレスには会社名・担当者名がないため「ご担当者様」になります。再送信で戻った削除済みの担当者には、前回送ったときの会社名・担当者名が入ります。
• 宛先の変数は件名には使えません。件名に入れたテンプレートでは「値が入らない変数」として警告され、差し込み結果から取り除かれます。配信画面の件名に入っていると配信できません。

配信の手順（案件が届いてから配信するまで）

「【Java】決済システム改修／単価65万円／週2リモート」という案件メールが届き、パートナー10社の窓口へ流す場合の流れです。

1. 案件掲示板で案件を開く — サイドバーの「案件掲示板」で、配信したい案件のカードを探します。
2. 「配信」を開く — カード右上のメニューから「配信」を選びます。配信画面が開きます。
3. テンプレートを選ぶ — 「テンプレート」で使うひな形を選ぶと、その案件の内容が差し込まれた件名・本文が入ります。差し込めなかった変数があると、その場に一覧で表示されます。
4. 件名・本文を確認する — 表示されている文面がそのまま送信されます。ただし本文の宛先の変数（{{recipient_salutation}} など）だけは、宛先ごとの会社名・担当者名に置き換えて送信されます。本文に宛先の変数がないときは、本文の上の「1行目に宛名を入れる」で先頭に宛名の行を追加できます。単価や社名の表記など、この案件だけの調整はここで直接編集します（編集後にテンプレートを選び直すと、編集内容は差し込み結果で置き換わります）。テンプレートを使わず、件名・本文を直接入力して配信することもできます。
5. 添付ファイルを選ぶ — 元の案件メールに添付ファイルがあれば一覧に表示されます。転送したいものだけチェックします。元メールの受信から30日を過ぎると添付ファイルは取得できません。
6. 配信先を選ぶ — 「配信グループ」で送り先のまとまりにチェックを入れます。グループの担当者は、配信する時点のメンバーへ送られます。グループに入っていない相手へも送る場合は、「個別の宛先」で1件ずつ追加します（スキルシート送信の宛先と同じ操作です）。
   • 取引先 — 取引先の担当者（メールアドレスがあるもの）にチェックを入れます。会社名・担当者名・メールアドレスで検索できます。配信停止中の担当者は選べません。
   • 直接入力 — 取引先に登録されていない相手のメールアドレスを入力して「追加」を押します。形式が正しくないアドレスは追加できません。 追加した宛先は上部に1件ずつ表示され、「×」で個別に外せます。
7. 件数を確認して配信する — 画面下に「配信先 N件（グループ N件・個別 N件）」が表示されます。「N件に配信」を押すと配信が始まります。重複したアドレスと配信停止のアドレスは自動で除外され、除外件数は配信直後のメッセージで表示されます。
8. 結果を確認する — 「探索 > 案件配信」で進捗を確認します。案件カードにも「配信済み N」が表示され、そこから該当案件の配信履歴だけを絞り込んで開けます。

自由作成で配信する

案件掲示板を通さず、営業が個別に入手した案件をそのまま配信する手順です。

1. 「新規作成」を開く — サイドバーの「探索 > 案件配信」で、右上の「新規作成」を押します。空の配信画面が開きます。
2. 件名・本文を入力する — 案件の概要・条件・署名などを自由に入力します。入力した文面がそのまま送信されます。ただし本文の宛先の変数（{{recipient_salutation}} など）は、宛先ごとの会社名・担当者名に置き換えて送信されます。本文を入力すると表示される「1行目に宛名を入れる」で、先頭に宛名の行を追加できます。テンプレートは使えません。
3. 配信先を選んで配信する — 配信グループと個別の宛先の選び方、件数の確認、配信後の除外件数の表示は、案件掲示板からの配信と同じです。

• 添付ファイルは付けられません。
• 差出人・Reply-Toは「設定 > メールの差出人」の設定で送られます。Reply-Toが受信用アドレスなら、パートナーからの返信は取り込まれ、配信した人に通知されます。返信は配信履歴の詳細で確認できます（「返信を確認する」を参照）。
• 案件掲示板には登録されません。配信の記録は「案件配信」の履歴に残ります。

案件配信（履歴）画面

配信を新しい順に一覧します。件名・状態・進捗（送信件数 / 配信先件数、失敗件数）・配信者・配信日時が並びます。送信中の配信は自動で更新されます。

配信できるメンバーが2人以上いるときは、一覧の上の「担当者」で配信した人を選ぶと、その人の配信だけに絞り込めます。無効化したメンバーは名前の後ろに「（無効）」が付きます。自分の配信だけを見るときは「（自分）」の付いた名前を選びます。選んだ担当者は次に開いたときも引き継がれます。

行をクリックすると詳細が開き、次の内容を確認できます。

• 差出人・配信日時・状態・送信件数・失敗件数
• 添付したファイル名
• 実際に送信された本文（宛先の変数は〔宛名〕〔宛先の会社名〕〔宛先の担当者名〕と表示されます。実際のメールには宛先ごとの値が入っています）
• 配信先の一覧（会社名・担当者名・アドレス・宛先ごとの状態。失敗した宛先にはエラー内容が表示されます）
• この配信への返信（返信があるときのみ）

返信を確認する

Reply-Toが受信用アドレスの場合、パートナーからの返信は取り込まれ、配信した人に「返信: 件名」の通知が届きます。

• 返信は配信履歴の詳細に「返信 N件」として表示され、その場で返信できます。自由作成の配信や、元の案件が掲示板から削除された配信の返信もここで確認できます。
• 元の案件が掲示板にある配信の返信は、案件カードの詳細にも表示されます。
• 通知を開くと、案件カードのある配信は案件掲示板、ない配信は配信履歴の詳細が開きます。

この内容で再送信

送信が終わった行の「この内容で再送信」を押すと、そのときの件名・本文・宛先・添付ファイルを読み込んだ配信画面が開きます。宛先の追加・削除を含めて編集してから配信できます。

• 宛先は、前回送った相手（配信グループで送った担当者を含む）が「個別の宛先」に1件ずつ戻ります。不要な宛先は「×」で外し、新しい宛先は取引先・直接入力から追加できます。配信グループのチェックは外れた状態で開きます。
• 取引先の担当者は、いまのメールアドレス・氏名・会社名で戻ります。前回以降に削除した担当者は、前回送ったアドレスのまま戻ります。
• 前回以降に配信グループへ加わった担当者は自動では入りません。グループの今のメンバー全員へ送るときは、そのグループにチェックを入れてください（すでにある宛先は重複して送られません）。
• 配信停止中の担当者と、取引先に登録のないアドレスのうち前回バウンス・迷惑メール報告のあったものは除外され、件数が画面に表示されます。前回バウンスした担当者でも、その後「配信再開」していれば宛先に戻ります。
• 本文は前回送信時のままです（宛先の変数も変数のまま戻り、送信時に宛先ごとに置き換わります）。テンプレートを選び直すと、案件の現在の内容で差し込み直されます（編集内容は置き換わります）。
• 自由作成した配信は、自由作成の配信画面で開きます（テンプレート・添付ファイルはありません）。
• 元の案件が掲示板から削除されていても再送信できます。この場合、添付ファイルは付けられず、テンプレートの選び直しもできません。元メールの受信から30日を過ぎた添付ファイルも外れます。
• 案件公開のお知らせを再送信するとき、公開が終了していると画面に表示されます。本文の応募ページのリンクを削除するか、案件公開から公開し直してください。
• 他のユーザーが配信した内容を開くと、署名・名前の確認を促す表示が出ます。

状態の見方

配信先の自動除外

• 重複 — 同じアドレスが複数のグループや個別の宛先に含まれていても、1通だけ送られます。
• 配信停止 — 恒久的な不達（宛先不明）または迷惑メール報告があったアドレスは自動で配信停止になり、以降の配信から除外されます。取引先の担当者だけでなく、直接入力したアドレスも対象です。取引先の担当者としての登録は残ります。
• 配信中に配信停止になった宛先 — 配信を開始したあとに配信停止になった宛先には送信せず、配信詳細で「失敗（配信停止中の宛先のため送信しませんでした）」と表示します。

除外された件数は、配信を開始したときのメッセージに「除外: 重複 N件、配信停止 N件」として表示されます。

取引先の担当者の配信停止は、取引先の担当者欄の「配信再開」で解除できます。直接入力したアドレスなど取引先に登録されていないアドレスは、「設定 > 配信グループ」の「配信停止中のアドレス（取引先未登録）」に一覧され、同じく「配信再開」で解除できます。解除できるのは宛先不明による停止だけで、迷惑メール報告による停止は解除できません。

配信品質による自動停止

直近7日間の配信結果から、不達（バウンス）率と迷惑メール報告率を組織ごとに集計しています。件数が200件以上あるときに、不達率が5%以上、または迷惑メール報告率が0.3%以上（3件以上）になると、その組織の配信は自動で停止します。停止中は配信画面に理由が表示され、「配信」ボタンは押せません。停止は直近7日間の結果から判定されるため、古い結果が集計期間から外れると自動で解除されます。

停止に至る前でも、配信件数200件以上で不達率が3%以上のとき、または件数にかかわらず迷惑メール報告が1件以上あると、配信画面に注意が表示されます。配信先リストから古い担当者や退職者を除くなど、リストの見直しを行ってください。

制限

• 1日に配信できる宛先は5,000件までです（日本時間の0時にリセットされます）。上限を超える配信は実行できません。
• サービス全体でも直近24時間の配信件数に上限があります。上限に達している間は「しばらくしてからお試しください」と表示されるので、時間をおいて再度配信してください。
• 添付ファイルは合計20MBまで、1回の配信で20ファイルまでです。
• 宛先は1回の配信で5,000件まで（グループの担当者と個別の宛先の合計）、そのうち取引先に登録のない宛先（直接入力したアドレスと、再送信で戻った削除済みの担当者）は200件まで、選択できる配信グループは50件までです。
• 件名は500文字まで、本文は20,000文字までです。
• 元の案件メールの保存期間は30日です。それを過ぎた案件は、本文の配信はできますが添付ファイルは転送できません。

参照: 案件掲示板とAIマッチング ／ 取引先管理 ／ 設定（組織向け）